Encontrar las diferencias entre dos listas de valores (columnas) con Excel 2016

Tenemos las siguientes dos listas de valores (columnas) en Excel 2016: Lista 1 Lista 2.  Queremos encontrar los valores que son diferentes entre ambas listas y marcarlos dando un formato diferente a las celdas que lo contienen.

En este ejemplo es fácil detectar cuales son las celdas que tienen un valor diferente, sin embargo, si la listas contienen miles de valores, sería más complicado detectarlas y podríamos cometer errores.

Nos colocamos en el inicio de la Lista 2 (Celda B2) y seleccionamos el total de los valores de esa lista  oprimiendo simultáneamente las teclas Ctlr-Mayús-Flecha abajo. Nos deberá aparecer todos las celdas de Lista 2 seleccionadas.

Seleccionamos Inicio->Formato condicional->Nueva regla….

En el diálogo Nueva regla de formato seleccionamos la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. En la caja de texto Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera:, escribimos la siguiente fórmula: =A2 <> B2. Y oprimimos el botón Formato…  para especificar el formato que queremos dar a las celdas que cumplan la anterior condición.

El  diálogo Formato de celdas, seleccionamos la pestaña Relleno y seleccione el color de su preferencia, en mi caso seleccionaré el rojo y oprimimos Aceptar.

El diálogo Nueva regla de formato debe quedar como la imagen siguiente, y oprimimos Aceptar.

Damos clic en cualquier celda para quitar la selección y nos deberán aparecer con fondo rojo las celdas de Lista 2 que contienen los valores que son diferentes entre las columnas o listas Lista 1 Lista 2:

Una vez localizadas visualmente podemos proceder a su corrección.

Descarga el libro de excel con los datos de ejemplo para que realices tus prácticas: CompararListasColumnas.xlsx.

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Totales rápidos con la herramienta análisis rápido de Excel.

¿Has usado la herramienta de análisis rápido de Excel para obtener rápidamente totales de un rango de celdas?

Veamos el siguiente ejemplo de datos de el número de pasaportes consulares producidos en los meses de enero, febrero y marzo de ciertas ciudades con consulados de los Estados Unidos:

Si queremos obtener los totales de pasaportes por cada mes rápidamente, seleccionamos el rango de celdas necesarias y automáticamente Excel nos mostrará la herramienta de análisis rápido, indicada con una flecha en la siguiente imagen:

Si damos clic sobre ella aparecerá el menú de opciones de la herramienta, de ahí seleccionamos el menú Totales:

Aparecerán abajo de los menú las opciones correspondientes a Totales: Sumar, Promedio, Recuento, % del total, Total…; repetidas dos veces. Las primera cinco operaciones hace las operaciones automáticamente por columnas (los resultados aparecerán al final de cada columna de la selección), las otras cinco, lo hacen por filas (los resultados aparecerán al final de la fila de la selección):

Por ejemplo, si seleccionamos la primera opción Sumar, calculará automáticamente la sumatoria de lo meses de enero, febrero y marzo y los colocará abajo de la selección:

Si por el contrario, seleccionamos la segunda opción de Sumar, la sumatoria la hará por consulado, es decir sumará los valores de la fila:

Los mismo sucederá si seleccionamos las otras opciones del menú Totales: Promedio, Recuento, etcSi las celdas donde va a poner los resultados, ya contienen datos, la herramienta nos preguntará si queremos reemplazarlos con los nuevos resultados.

Espero y les sea de ayuda este post. ¡Nos vemos a la próxima!

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Ajustar automáticamente el ancho y/o alto de todas las celdas en Excel.

Hola a todos, gracias por visitar el Blog de SCyASIG.

Hay documentos en Excel que al abrirlos cuentan con una buena cantidad de filas y columnas, y las celdas no están ajustadas al tamaño del texto que contienen; ajustar manualmente o automáticamente, ya sea el ancho o alto de cada celda,  resultaría un poco tardado.

Por ejemplo el siguiente archivo:

Como podemos observar en la imagen anterior, en algunas celdas su contenido no se ve completo y en el caso de las celdas que contienen números grandes, estos se ven en notación abreviada.

Para ajustar automáticamente, por ejemplo, el ancho de todas las filas, primero seleccionaremos toda las celdas del documento dando clic donde indica la flecha roja en la siguiente imagen:

Se seleccionarán todas las celdas como se pude observar en la imagen anterior.  Una vez seleccionadas todas las celdas procedemos a dar doble clic en cualquiera de las lineas que divide o separa los encabezados de columna (donde se encuentran las letras A, B, C.., que identifican a cada una de las columnas del documento) donde muestra la flecha de la siguiente imagen:

Una vez hecho esto, todas las columnas se ajustarán automáticamente a su contenido como puede observarse:

Para ajustar automáticamente el alto de todas las celdas bastaría seleccionar todas la celdas, como hemos visto, y dar doble clic en la línea divisoria de los números que identifican a las filas:

Si en lugar de dar doble clic en las lineas divisorias de columnas o filas, mientras estén seleccionadas todas la celdas como se vio; solamente arrastramos cambiando el ancho o alto de alguna columna o fila (ajuste manual); todas las celdas se ajustarán al mismo ancho o alto que hayamos definido en el arrastre.

La imagen anterior muestra el resultado de un ajuste manual de ancho y alto de las celdas y como se puede observar en la misma, todas las celdas quedaron a un mismo ancho y alto.

Espero y les sea útil esta publicación y no olviden visitar a pos patrocinadores para poder seguir escribiendo tips como este.

¡Hasta la próxima!

Caracteres raros al abrir archivos csv con Excel

Algunos organimos gubernamentales como el INEGI comparte información estádística en varios formatos, uno de esos formatos son los archivos de texto csv (valores separados por comas).

Como estándar, INEGI codifica esos archivos en formato UTF-8 que al abrirlos automáticamente con el programa Excel desde Windows, los caracteres especiales como eñes, acentos y diéresis aparecen como caracteres raros.

El siguiente videotutorial explica como abrir correctamente esos tipos de archivos csv con Excel en Windows.

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Excel y Word no quiere abrir documentos en una unidad de red

Sucedió en la oficina, de pronto el Excel y Word empezaron a mandar errores al querer abrir documentos que se encontraban en una unidad de red. Los mensajes eran algo parecido a esto:

“Microsoft Excel no puede abrir o guardar más documentos porque no hay memoria o espacio en disco suficiente.
Para aumentar el espacio de memoria cierre los libros de trabajo o los programas que no necesite.
Para aumentar el espacio en el disco, supriman los ficheros que no necesiten.”

Si se copiaban y abrían en el disco local esos mismos documentos el error desaparecía.

Si les sucede esto es muy probable que el servicio del cortafuegos (firewall) de windows esté deshabilitado. Revise en el administrador de servicios si está habilitado, si no, habilítelo.

Captura

Algunos antivirus deshabilitan el servicio cuando son instalados porque dichos antivirus traen su propio firewall. Si se desactiva el firewall del antivirus, asegúrese de habilitar nuevamente el firewall de windows.

¡Saludos!

Usando fórmulas matriciales o con matrices (arreglos) en Excel. ¿Cuál es su utilidad?

Por lo general, cuando tenemos o hacemos una fórmula en Excel, la hacemos para una celda y luego la copiamos y pegamos en el resto de las celdas Por ejemplo, si tenemos en una columna datos como los precio de un producto y en otra columna la cantidad de artículos de esos producto nos posicionamos en una nueva celda y hacemos la fórmula correspondiente, y luego copiamos esa formula en el resto de la columna; algo así:

=B1*C1
=B2*C2

.. etc.

De esta forma corremos el peligro o de pegar mal la fórmula o de modificarla sin querer con las consecuencias correspondientes.

Con las fórmulas matriciales no sucede eso, ya que si se quiere modificar la fórmula de una celda, Excel nos marcará error y no lo permitirá.

¿Como se crea una fórmula matricial? Siguiendo con el ejemplo anterior:

Selección_427

La columna Total contiene el resultado de multiplicar la Cantidad por el Precio de cada una de las filas. Así es como normalmente lo hacemos. Ahora lo haremos aplicando la Fórmula Matricial. Seleccionamos el rango de Totales, celdas D2 hasta D5 (D2:D5), y escribimos la fórmula de la siguiente manera:

=B2:B5*C2:c5

Y aquí viene lo diferente en lugar de dar solamente  la tecla <Entrar> para guardar la fórmula, usamos la siguiente combinación <Mayús><Ctrl><Entrar>; esta combinación convertirá la formula sencilla a una fórmula matricial:

Selección_428Observe las Llaves ({}) que encierran a la fórmula, estos corchetes indican que ésta es una fórmula matricial. El rango D2:D5 tendrá la misma fórmula. Ahora intentemos cambiar el valor de la celda D2:

Selección_429

Al intentar cambiar el valor a 5 y dar <Entrar>, nos muestra el error de la figura anterior, que nos indica que no podemos cambiar el valor de esa celda ya que pertenece a una matriz. La única forma es seleccionar todo el rango de la matriz y borrar.

Entre otras más aplicaciones de las formulas matriciales esta la siguiente:

Selección_430

En este caso nos sirve para llevar a cabo la sumatoria de los totales de cada producto en un solo paso. Tradicionalmente sacaríamos o calcularíamos primero el total de cada producto y luego una sumatoria de dichos totales para obtener el total total (así se obtuvo la cantidad de la celda D6). Sin embargo utilizando las fórmulas matriciales con una función, en este caso SUMA, podemos obtener el total total en sólo un paso como se obtuvo en la celda C6, como lo muestra la imagen anterior. Para ello se escribió en la celda C6 la función SUMA de esta forma:

SUMA(B2:B5*C2:C5)

Y lo importante, dar la combinación de teclas anteriormente descritas para guardar y convertir esta operación en una fórmula matricial: <Mayús><Ctrl><Entrar>.

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¿Lo haz hecho? Dar nombres a rangos de celdas en Excel y utilizarlos en fórmulas.

A partir de la versión 2007 de Excel es posible ponerle nombre o alias a un rango de celdas seleccionadas. ¿Y para que sirve? Bueno, estos nombres o alias los podemos usar con las fórmulas. Es mas fácil escribir en las formulas nombres descriptivos que rangos de celdas, por ejemplo, ¿que es más fácil recordar y escribir si queremos sumar un rango de cantidades que representa totales de algo?

Esto: SUMA(B1:B17)
ó esto: SUMA(totales)

Es más fácil la segunda forma, ¿no creen?

Hay varias formas de ponerle nombre a rangos de celdas. La más fácil creo yo es seleccionar el rango de celdas, dar botón derecho sobre la selección y seleccionar la opción “Definir nombre…” en el menú contextual que aparece.Selección_423

Aparece el diálogo “Nombre nuevo” donde le especificamos el nombre que le queremos asignar o dar al rango de celdas, sin espacios. Por ejemplo, “totales_del_mes”.

Selección_424

Una vez hecho esto, podemos poner el nombre del rango en una fórmula o función, por ejemplo en la función SUMA, así:

Selección_425

Ahora, ¿como sé a que rangos les he dado nombres, cómo les he llamado y que rango de celdas contienen? Fácil, usamos el “Administrador de nombres” del Excel. ¿Cómo accedo a él? Usando FÓRMULAS->Administrador de nombres.

Selección_426

Como pueden observar, en este diálogo podemos añadir nuevos nombres de rangos, modificar los existentes y/o eliminarlos.

Así que si no habían usado esta característica de Excel, ahora ya la conocen.

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¿Has usado el elemento Tabla en Excel? Tablas dentro de la hoja de cálculo.

¿Que ventajas tiene usar una Tabla en Excel contra los métodos tradicionales? Varias ventajas; entre muchas otras:

  • No es necesario especificar manualmente filtros, automáticamente se les asigna un filtro a cada una de las columnas .
  • Se tiene mejor control de los datos.
  • No es necesario especificar fórmulas para cada celda, con especificar la fórmula en una columna, automáticamente se aplica la fórmula en toda la columna.
  • Automáticamente se puede añadir una fila de totales donde se puede seleccionar el tipo de resumen: sumatorias, promedios, máximo, mínimo, etc.
  • Existen estilos de tablas predefinidos que se pueden aplicar (combinación y diseño de tabla) así como definir un estilo propio.
  • Las gráficas que dependen de estos datos se actualizan automáticamente aunque se agregue nueva información a esta tabla.

¿Que tipos de datos puede contener una Tabla? Datos homogéneos, por ejemplo los datos de Clientes, Productos, Proveedores, etc.. Se utilizaría una tabla por cada grupo homogéneo de datos, es decir, una Tabla para almacenar los datos de Cliente, otra para la de Productos y así.

¿Cómo crear una tabla? En el siguiente ejemplo, tenemos los datos del censo 2010 de INEGI, por Estado y distribución por edades. Para convertir a Tabla esos datos seleccionamos el rango de celdas que queremos que aparezcan en la Tabla y enseguida seleccionamos INSERTAR->Tabla, y en el diálogo “Crear tabla” marcamos la casilla “La tabla tiene encabezados.”, ya que los datos seleccionados tiene encabezados (Clave, Estado, etc.). La siguiente imagen muestra los pasos anteriormente indicados:

Selección_417

Una vez hecho los pasos anteriores, nuestro rango seleccionado de datos quedará convertida en una Tabla son el estilo por defecto como se muestra en la imagen:

Selección_418

Cada columna del encabezado se convirtió en un filtro por el que podemos filtrar las filas para que sólo se muestren los datos requeridos de la tabla u ordenar dichos datos. En la imagen siguiente se muestra la tabla ordenada en forma descendente por la columna “De 0 a 4 años”.

Selección_419Como se comentó anteriormente, si se agrega una fórmula en una de las columnas, la fórmula se replicará en cada una de las filas automáticamente. En el siguiente ejemplo la primera fila con datos de columna “Total” se relleno con la sumatoria de las tres siguientes columnas “De 0 a 4 años”, “De 5 a 9 años” y “De 10 a 14 años”; la tabla automáticamente replica la fórmula en cada una de las filas como lo muestra la figura.

Selección_420

También se puede activar una fila de totales, para hacerlo, posicionado dentro de la Tabla, seleccione DISEÑO->Opciones de estilo de tabla y marcamos la casilla “Fila de totales”.

Selección_421

Si nos colocamos en alguna de las columnas de la fila de totales, excel nos presenta una serie de opciones a escoger, como son las funciones de sumatoria, promedio, contar, máximo, mínimo, etc.:

Selección_422

Hasta aquí, algunas de las ventajas de utilizar una Tabla en Excel. Espero y les sea útil.

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¡Gracias!

Remover apóstrofos de los datos en Excel.

A veces cuando importamos datos a una hoja de excel nos encontramos con que datos numéricos o fechas no son reconocidos como tales por el excel.

Si observamos en la casilla de contenido de la celda vemos que a la fecha o al número le antecede un apóstrofo como se muestra en la imagen siguiente:

Selección_415

Esto le indica a excel que trate el contenido de la celda como si fuera texto. En este caso no reconoce como fecha el dato y por lo tanto ordenar por fecha y otras operaciones por fecha no funcionarán. Lo mismo sucederá si el contenido después del apostrofe es un número; no será reconocido como tal. Buscar y reemplazar no funcionará así que se hace lo siguiente:

Selecciona las celdas a las cuales se le quiere elimina el apóstrofo y seleccionamos DATOS -> Texto en columnas -> Finalizar como se muestra en la imagen siguiente:

Selección_416

Al terminar, en este caso, las fechas se alinearán a la derecha y serán reconocidas como tales por excel. El mismo procedimiento funciona con datos numéricos.

Espero y les sea útil este consejo. No te olvides de visitar a los patrocinadores del sitio dando clik en los anuncios.

¡Gracias!

Excel: Cómo encontrar elementos repetidos en dos listas.

En este ejemplo vamos a identificar los elementos repetidos de dos formas, la primera, dando un estilo único a los elementos repetidos; la segunda, colocando al lado de los elementos duplicados un identificador.

Estos ejemplos se ejecutaron usando la versión 2013 de Excel, tal vez en otras versiones sea un poco diferente el uso de las formulas que a continuación aplicaremos.

Problema: tenemos las siguientes columnas A y C con datos y queremos resaltar aquellos datos en la columna C que existen en la columna A, es decir, los datos en la columna C que se repiten  con los de la columna A.

Selección_400

Seleccionamos las celdas de la columna C y escogemos  la opción “INICIO -> Formato condicional -> Nueva regla…” tal y como se muestra en la imagen siguiente.

Selección_402

En la ventana “Nueva regla de formato”, seleccionamos el tipo de regla “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.” e introducimos la siguiente fórmula en la opción “Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera:”:

=COINCIDIR(C1, $A$1:$A$7, 0) > 0

La ventana debe de verse como la siguiente imagen.

Selección_403

Oprimimos el botón “Formato…” para abrir el diálogo “Formato de celdas” y en la pestaña “Relleno” seleccionamos el color que queremos que aparezca de fondo en las celdas de los datos repetidos. Oprimimos “Aceptar” para cerrar el diálogo y nuevamente “Aceptar” para aplicar el formato condicional en la ventana “Nueva regla de formato”.

Selección_405

Las celdas de la columna C que contienen datos duplicados con las celdas de la columna A, aparecerán con el fondo de color elegido:

Selección_406

Ahora, si queremos “identificar” en la columna contigua a C solo es cuestión de pegar la fórmula que usamos en anteriormente en las celdas contiguas a la columna C. Una vez hecho esto el resultado debe verse así:Selección_407

La celda en la columna D mostrará “VERDADERO” cuando el dato en la celda contigua de la columna C se encuentra en la columna A, y error (#N/A) cuando no.

Espero y este post les sea útil.

¡Saludos!