Activando el Historial de archivos en Windows 10 (copia de seguridad).

Windows 10 cuenta con una utilería o herramienta que nos permite hacer copias o respaldos de seguridad de nuestros archivos o documentos llamada Historial de archivos.

Como requisito para su uso es tener un dispositivo de almacenamiento fuera de nuestra computadora. Puede ser una memoria USB, un disco externo o una unidad de red en donde hacer la copia de seguridad de los archivos. Recuerda que uno de los requisitos para considerar una copia de archivos como de seguridad, es hacer la copia en otro dispositivo de almacenamiento que no sea el mismo donde tenemos nuestros archivos a respaldar y preferentemente fuera de la computadora.

Para activar Historial de archivos es necesario abrir la aplicación Panel de Control. para abrirla lo podemos hacer de distintas maneras, usando Cortana o el Menu de Inicio de Windows 10. Si usamos Cortana da clic en su icono o cuadro de búsqueda que se encuentra en la barra de tareas y escribe las palabras Panel de Control, en la sección Mejor coincidencia deberá aparecer la aplicación Panel de Control. Da clic sobre la aplicación para abrirla.

En caso de hacerlo por el Menu de Inicio, seleccione Menú de Inicio->Sistema de Windows->Panel de Control para abrir la aplicación.

Dentro del Panel de Control, seleccione la aplicación Historial de archivos.


Si el Panel de Control no muestra las aplicaciones como la imagen anterior, cambia la opción Ver por: (indicada con la flecha superior) a Iconos grandes.

Se muestra la pantalla de Historial de archivos. Si es la primera vez que configura el historial de archivos, mostrará el mensaje Historial de archivos desactivado. Si su computadora tiene conectada alguna unidad de almacenamiento externa como un disco duro externo o memoria usb, esta aparecerá como opción en Copiar archivos en:. En el siguiente ejemplo, la computadora tiene conectado un disco duro externo como unidad Q: (que Windows detecta como posible destino de la copia de seguridad) y el Historial de archivos está desactivado:

Si opta por usar la unidad externa que sugiere el sistema, basta con oprimir Activar, para poner en marcha el servicio de Historial de archivos.

El cuadro gris en la parte superior se tornará de color verde y aparecerá el mensaje “El Historial de archivos está guardando copias de sus archivos por primera vez” y la opción Detener. El botón Activar cambia su etiqueta a Desactivar. Todo esto indica que la copia de seguridad está en marcha normalmente.

Por defecto, Historial de archivos  copia todos los archivos y documentos que se encuentran en BibliotecasEscritorio, los Contactos y los Favoritos.

Una vez terminada la primera copia de seguridad, que puede durar poco o mucho dependiendo de el número de documentos y la velocidad de la unidad de respaldo, la pantalla nos mostrará cuándo fue la última vez que se copiaron los archivos y la opción Desactivar cambiará a  Ejecutar ahora:

Si quiere usar una unidad de respaldo diferente a la mostrada por defecto seleccione la opción Seleccionar unidad para que Historial de archivos busque y muestre las posibles unidades de almacenamiento que pueden ser utilizadas para hacer las copias de seguridad.

En este caso, me muestra dos unidades donde puedo respaldar mis archivos o documentos: F: o E:. Seleccione la deseada dando clic sobre la unidad deseada y oprimiendo Aceptar. Si cuenta con alguna unidad de almacenamiento en red como discos en red u otra computadora con recursos compartidos, puede seleccionarlos también utilizando la opción Agregar ubicación de red para seleccionar la ubicación deseada.

¿Cada cuánto tiempo se hace la copia de archivos modificados? Por defecto se programan cada hora. Y por defecto también hace copias de las diferentes versiones de los archivos hasta que se llene la unidad de almacenamiento especificada.

Es posible cambiar estos valores por defecto con la opción Configuración avanzada.

En Configuración avanzada podemos seleccionar guardar copias de archivos desde cada 10 minutos hasta una vez al día así como hasta cuánto tiempo se mantendrán las versiones de los archivos o documentos guardadas. Puede seleccionar un periodo de tiempo, hasta que se necesite espacio o para siempre.

También puede ejecutar en cualquier momento la copia seleccionando Ejecutar ahora en la pantalla principal de Historial de archivos.

Bien, ahora veamos al Historial de archivos en acción. En el explorador de archivos navego a Bibliotecas->Documentos. Ahí creo una carpeta llamada prueba y dentro de ella creo 2 archivos de texto llamados texto1 y texto2.

Ejecutamos el Historial de archivos  inmediatamente dando clic en Ejecutar ahora (para no esperar a que se dispare automáticamente la copia) y esperamos a que termine el proceso de copiado. Una vez terminado el proceso de copiado simulamos la pérdida “accidental” del archivo texto2 borrándolo y vaciando la papelera de reciclaje para que sea borrado completamente de nuestra computadora. En estos momentos puedo recuperar el archivo borrado de la primera versión de copia que hicimos anteriormente pero ejecutemos nuevamente Historial de archivos.

Una vez terminado vamos a nuestra carpeta prueba nuevamente y vamos a seleccionar la opción Historial que se encuentra en la pestaña Inicio de nuestro explorador de archivos.

Nos abrirá la ventana Historial de archivos con el contenido de la última versión o copia que hicimos de nuestra carpeta prueba.

Las flechas izquierda y derecha, en la parte inferior, nos llevan atrás y adelante, respectivamente, en el tiempo de creación de nuestras copias (versiones) de seguridad de la carpeta prueba. En la parte de arriba nos indica la fecha de la versión y el número de la versión en la que estamos y el total e versiones con las que contamos (2 de 2). En la última copia (o versión) que realizamos, el archivo texto2 y ano existía, así que daremos clic con el ratón en la flecha izquierda (también podemos oprimir Ctrl+Flecha izquierda en el teclado). Nos aparecerá el contenido de la versión anterior (la 1 de 2).

¡Ahí si aparece el archivo texto2 que borramos “accidentalmente” antes de nuestra última copia! Para recuperarlo lo seleccionamos y damos clic sobre la fecha (en forma circular) Restaurar en ubicación original.

No abrirá inmediatamente una ventana del explorador de archivos mostrando el contenido de la carpeta prueba. En la cual podemos ver que ha recuperado el archivo texto2 que “habíamos perdido” .

De la misma forma podemos recuperar carpetas enteras borradas, siempre y cuando se haya hecho ya una copia automática o manual de esas carpetas anteriormente.

¡Excelente! ¿Y qué si quiero hacer copia de una carpeta fuera de mis Bibliotecas? Sencillo, la agregamos a nuestra Bibliotecas. ¿Cómo? Veamos un ejemplo. Creamos una carpeta llamada datos en la unidad o disco C:, damos clic derecho y en el menú de contexto seleccionamos Incluir en biblioteca -> Crear nueva biblioteca. Nos aparecerá la carpeta datos dentro de la carpeta Bibliotecas.

Creamos dos archivos de texto, para probar si Historial de archivos  hace copia de ellos, llamados prueba1 y prueba2 dentro de la carpeta datos, y enseguida ejecutamos Historial de archivos como lo hemos hecho anteriormente para realizar la copia.

Confirmamos que se hizo la copia de seguridad de la carpeta datos, seleccionando Inicio -> Historial en el explorador de archivos. Si aparecen los archivos en la ventana Historial de archivos como en la imagen siguiente, significa que la carpeta fue agregada correctamente a las copias de seguridad.

Es importante decir que Historial de archivos no solo sirve para recuperar archivos borrados. También nos sirve para recuperar una versión anterior de nuestros documentos. Es decir si hago copias de un archivo o documento cada vez que se hacen modificaciones en él, tendré diferentes “versiones” de este documentos en el tiempo y puedo recuperar versiones pasadas del archivo. En estos casos, al recuperar un archivo del historial, nos preguntará que si deseamos  reemplazar el existente o lo queremos recuperar con otro nombre.

¡A hacer tus copias de seguridad con Windows 10!

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Tener un arreglo de discos (RAID) en nuestra computadora no se debe considerar una copia o respaldo de seguridad.

Hay personas que consideran a un arreglo de discos (RAID del inglés Redundant Array of Independent Disks) en nuestra computadora como una forma de copia o respaldo de seguridad y no pueden estar más equivocados.

Aunque es cierto que un RAID protege de pérdida de datos (archivos o documentos) contra la falla de un disco duro, no nos protege del borrado o modificación accidental o intencional de archivos o documentos ni de virus.

Para personas no técnicas en informática, tener un RAID o arreglo de discos, significa tener en nuestro equipo de cómputo más de un disco duro, y nuestros datos (archivos o documentos) distribuidos entre éstos.

Hay computadoras que traen el dispositivo físico para crear arreglos de discos duros que permite conectar más de un disco y replicar los datos en cada uno de ellos. La forma más simple de configurar el RAID es teniendo dos discos de las mismas características y replicar en ambos discos la misma información. A este tipo de configuración de le llama RAID 1, y se dice que los discos están en espejo porque son una copia exacta uno del otro. Lo que se agrega, se modifica o borra en un disco, también se agrega, modifica o borra del otro.

¿Que ventajas tiene tener dos discos en RAID 1? Bueno, tenemos la ventaja, de que si un disco duro se daña, el otro sigue funcionando y no perdemos información. El RAID al detectar el fallo de uno de los discos duros, lo desactiva automáticamente y en ocasiones sigue trabajando sin que el usuario de la computadora note que uno de los discos dejó de funcionar. El dispositivo pude avisar del fallo de un disco para que el usuario de la computadora proceda a reemplazar el disco con falla con otro disco, preferentemente, de las mismas características de el disco duro que tiene el fallo. Al ser reemplazado el disco dañado con el disco nuevo, el dispositivo RAID procede a copiar toda la información del disco, aún en funcionamiento, al nuevo disco para tenerlos nuevamente en espejo (con la misma información). A veces los dispositivos RAID permiten que el usuario siga trabajando mientras que se realiza la copia.

Como vemos, aunque tener un RAID en nuestra computadora da cierta seguridad a nuestros datos, no se debe considerarse como un método o alternativa a la copia o respaldo de seguridad. Es necesario implementar nuestro propio proceso de copia o respaldo de seguridad para no perder nuestra información.

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¡Gracias y hasta la próxima!

La importancia de hacer respaldos o copias de seguridad de nuestros archivos guardados en la computadora.

¿Cuántas veces nos ha pasado que, cuándo más nos urge entregar un trabajo o una tarea que hacemos en nuestra computadora, de pronto se va la luz y perdemos todo el trabajo o escrito que llevábamos hecho? ¿O que al encender la computadora ésta ya no enciende porque se daño el disco duro y por lo tanto ya no tenemos acceso a nuestros archivos? ¿O simplemente que alguien borra los archivos porque el disco duro ya no tenía espacio y no te consultó si esos archivos servían? ¿O te robaron la computadora? ¿Te suenan familiares estos casos? Y lo peor de todo: ¡no tienes una copia de o los archivos! ¡ups!

¡Pero resulta que si copiaste los archivos! ¿Dónde? En otra carpeta en el mismo disco duro a la cual llamaste “RespaldoDeMiTrabajo”. ¡Que bien! Pero.. ¿y si lo que se dañó fue el disco duro o te robaron la computadora? ¡ups!

Una verdadera copia de seguridad o respaldo de seguridad es cuando copiamos nuestros archivos o documentos a otro dispositivo de almacenamiento que está fuera de nuestra computadora, llámese disco duro externo, memoria USB, disco CD, disco DVD, unidad de red, o en la nube (cloud).

Pero no basta con tener nuestras copias en un dispositivo externo si, por ejemplo, el disco duro lo mantenemos conectado siempre a nuestra computadora (a un lado). En el caso de un robo o una infección de virus ¡adiós copias de seguridad! Una copia de nuestros archivos en la nube o guardando los otros dispositivos en otro sitio distinto a donde tenemos nuestro equipo de cómputo, no tendría este inconveniente. De hecho, si es posible, se recomienda tener el dispositivo de respaldos fuera de la casa u oficina o cargarlos siempre contigo, lo que protegería nuestros archivos en el caso de algún desastre natural o humano (temblor, inundación, incendio, etc).

¿Cada cuánto tiempo hay que hacer copia de seguridad de nuestros archivos o documentos? Eso depende, pero por regla general, los respaldos se deben hacer después de hacer alguna modificación a nuestros archivos o documentos. Hay quienes prefieren hacerlo todos los días a cierta hora, por ejemplo; o cada hora, etc. Todo depende de que tan a menudo hagamos cambios a nuestros archivos.

Otra pregunta que debemos hacernos al hacer las copias de seguridad es: ¿necesito guardar la historia de las modificaciones que le he hecho a mis archivos o documentos a través del tiempo (versiones)? Veamos un caso, supongamos que mis respaldos de seguridad consiste en copiar los archivos de mi computadora a un disco externo reemplazando los archivos en el disco externo cada vez que hago modificaciones a mis archivos en la computadora. Estas haciendo tu tesis para titularte y a uno de tus sinodales, un día, no le gustan 10 párrafos de lo que haz escrito y tu los borras modificando el documento tesis.doc, lo guardas en tu computadora y haces la “copia de seguridad” en el disco externo. Bien, ya tienes dos documentos de tesis idénticos, uno en tu computadora y otro en el disco externo. ¡Qué bien!. Al día siguiente le muestras tu tesis a otro de tus sinodales y te dice que para él era importante el tema que borraste un día antes.. ¡que horror! ¡Vas a tener que volver a escribir los 10 párrafos que habías borrado un día antes! La copia de seguridad que hiciste en tu disco externo no te va a servir de mucho porque es idéntica a la que tienes en tu computadora!

Podemos cambiar entonces la forma de hacer las copias de seguridad, en lugar de reemplazar los archivos modificados en mi computadora (última versión) en el disco externo, ¿qué tal si les pongo en otra carpeta o les pongo otro nombre que me indique cuando los modifiqué? Por ejemplo, supongamos que le puse a mi archivo tesis.doc y la primera vez que lo modifiqué lo guardé en una carpeta en el disco externo llamada 20171101 (la fecha en el que lo hice). Si al día siguiente modifico el archivo en mi computadora, al hacer mi respaldo de seguridad, ahora lo hago en una carpeta llamada 20171102 en mi disco externo. ¡Que bien! A esto se llama tener varias versiones de tu archivo tesis.doc. Así no perdiste lo que hiciste un día antes y lo puedes volver a recuperar. ¿Que si modifico el archivo más de una vez al día? Bueno, puedes hacer copia de tu archivo tesis.doc cambiando el nombre a la copia que hagas en tu disco externo, por ejemplo lo puedes llamar tesis201711021201.doc (los dígitos representarían la fecha, hora y minuto en que hiciste la copia de seguridad. ¡Que bien! Aunque un poco tedioso ¿no?

Afortunadamente hay aplicaciones o programas que hacen esto automáticamente, así que no te preocupes. En artículos posteriores hablaremos de algunas utilerías y programas que podemos usar en Windows 10 que nos facilitarán la administración de nuestras copias o respaldo de seguridad.

¡Hasta pronto!