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La importancia de hacer respaldos o copias de seguridad de nuestros archivos guardados en la computadora.

¿Cuántas veces nos ha pasado que, cuándo más nos urge entregar un trabajo o una tarea que hacemos en nuestra computadora, de pronto se va la luz y perdemos todo el trabajo o escrito que llevábamos hecho? ¿O que al encender la computadora ésta ya no enciende porque se daño el disco duro y por lo tanto ya no tenemos acceso a nuestros archivos? ¿O simplemente que alguien borra los archivos porque el disco duro ya no tenía espacio y no te consultó si esos archivos servían? ¿O te robaron la computadora? ¿Te suenan familiares estos casos? Y lo peor de todo: ¡no tienes una copia de o los archivos! ¡ups!

¡Pero resulta que si copiaste los archivos! ¿Dónde? En otra carpeta en el mismo disco duro a la cual llamaste “RespaldoDeMiTrabajo”. ¡Que bien! Pero.. ¿y si lo que se dañó fue el disco duro o te robaron la computadora? ¡ups!

Una verdadera copia de seguridad o respaldo de seguridad es cuando copiamos nuestros archivos o documentos a otro dispositivo de almacenamiento que está fuera de nuestra computadora, llámese disco duro externo, memoria USB, disco CD, disco DVD, unidad de red, o en la nube (cloud).

Pero no basta con tener nuestras copias en un dispositivo externo si, por ejemplo, el disco duro lo mantenemos conectado siempre a nuestra computadora (a un lado). En el caso de un robo o una infección de virus ¡adiós copias de seguridad! Una copia de nuestros archivos en la nube o guardando los otros dispositivos en otro sitio distinto a donde tenemos nuestro equipo de cómputo, no tendría este inconveniente. De hecho, si es posible, se recomienda tener el dispositivo de respaldos fuera de la casa u oficina o cargarlos siempre contigo, lo que protegería nuestros archivos en el caso de algún desastre natural o humano (temblor, inundación, incendio, etc).

¿Cada cuánto tiempo hay que hacer copia de seguridad de nuestros archivos o documentos? Eso depende, pero por regla general, los respaldos se deben hacer después de hacer alguna modificación a nuestros archivos o documentos. Hay quienes prefieren hacerlo todos los días a cierta hora, por ejemplo; o cada hora, etc. Todo depende de que tan a menudo hagamos cambios a nuestros archivos.

Otra pregunta que debemos hacernos al hacer las copias de seguridad es: ¿necesito guardar la historia de las modificaciones que le he hecho a mis archivos o documentos a través del tiempo (versiones)? Veamos un caso, supongamos que mis respaldos de seguridad consiste en copiar los archivos de mi computadora a un disco externo reemplazando los archivos en el disco externo cada vez que hago modificaciones a mis archivos en la computadora. Estas haciendo tu tesis para titularte y a uno de tus sinodales, un día, no le gustan 10 párrafos de lo que haz escrito y tu los borras modificando el documento tesis.doc, lo guardas en tu computadora y haces la “copia de seguridad” en el disco externo. Bien, ya tienes dos documentos de tesis idénticos, uno en tu computadora y otro en el disco externo. ¡Qué bien!. Al día siguiente le muestras tu tesis a otro de tus sinodales y te dice que para él era importante el tema que borraste un día antes.. ¡que horror! ¡Vas a tener que volver a escribir los 10 párrafos que habías borrado un día antes! La copia de seguridad que hiciste en tu disco externo no te va a servir de mucho porque es idéntica a la que tienes en tu computadora!

Podemos cambiar entonces la forma de hacer las copias de seguridad, en lugar de reemplazar los archivos modificados en mi computadora (última versión) en el disco externo, ¿qué tal si les pongo en otra carpeta o les pongo otro nombre que me indique cuando los modifiqué? Por ejemplo, supongamos que le puse a mi archivo tesis.doc y la primera vez que lo modifiqué lo guardé en una carpeta en el disco externo llamada 20171101 (la fecha en el que lo hice). Si al día siguiente modifico el archivo en mi computadora, al hacer mi respaldo de seguridad, ahora lo hago en una carpeta llamada 20171102 en mi disco externo. ¡Que bien! A esto se llama tener varias versiones de tu archivo tesis.doc. Así no perdiste lo que hiciste un día antes y lo puedes volver a recuperar. ¿Que si modifico el archivo más de una vez al día? Bueno, puedes hacer copia de tu archivo tesis.doc cambiando el nombre a la copia que hagas en tu disco externo, por ejemplo lo puedes llamar tesis201711021201.doc (los dígitos representarían la fecha, hora y minuto en que hiciste la copia de seguridad. ¡Que bien! Aunque un poco tedioso ¿no?

Afortunadamente hay aplicaciones o programas que hacen esto automáticamente, así que no te preocupes. En artículos posteriores hablaremos de algunas utilerías y programas que podemos usar en Windows 10 que nos facilitarán la administración de nuestras copias o respaldo de seguridad.

¡Hasta pronto!

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Encontrar las diferencias entre dos listas de valores (columnas) con Excel 2016

Tenemos las siguientes dos listas de valores (columnas) en Excel 2016: Lista 1 Lista 2.  Queremos encontrar los valores que son diferentes entre ambas listas y marcarlos dando un formato diferente a las celdas que lo contienen.

En este ejemplo es fácil detectar cuales son las celdas que tienen un valor diferente, sin embargo, si la listas contienen miles de valores, sería más complicado detectarlas y podríamos cometer errores.

Nos colocamos en el inicio de la Lista 2 (Celda B2) y seleccionamos el total de los valores de esa lista  oprimiendo simultáneamente las teclas Ctlr-Mayús-Flecha abajo. Nos deberá aparecer todos las celdas de Lista 2 seleccionadas.

Seleccionamos Inicio->Formato condicional->Nueva regla….

En el diálogo Nueva regla de formato seleccionamos la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. En la caja de texto Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera:, escribimos la siguiente fórmula: =A2 <> B2. Y oprimimos el botón Formato…  para especificar el formato que queremos dar a las celdas que cumplan la anterior condición.

El  diálogo Formato de celdas, seleccionamos la pestaña Relleno y seleccione el color de su preferencia, en mi caso seleccionaré el rojo y oprimimos Aceptar.

El diálogo Nueva regla de formato debe quedar como la imagen siguiente, y oprimimos Aceptar.

Damos clic en cualquier celda para quitar la selección y nos deberán aparecer con fondo rojo las celdas de Lista 2 que contienen los valores que son diferentes entre las columnas o listas Lista 1 Lista 2:

Una vez localizadas visualmente podemos proceder a su corrección.

Descarga el libro de excel con los datos de ejemplo para que realices tus prácticas: CompararListasColumnas.xlsx.

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¡Hasta el próximo artículo!

 

 

 

 

 

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Desplazarse o navegar en un documento de word usando el teclado

El cuadro siguiente muestra cómo podemos mover el cursor para desplazarnos o navegar en un documento Word y que teclas del teclado usar para dicho propósito:

Para mover el cursor:  Usamos las teclas:
Arriba o abajo una linea a la vez o un caracter a la derecha o izquierda a la vez. Flechas
Palabra por palabra. Ctrl + Flecha Izquierda o
Ctrl + Flecha Derecha
Párrafo por párrafo. Ctrl + Flecha Arriba o
Ctrl + Flecha Abajo
Subir o bajar pantalla por pantalla. Re Pag o Av Pag
Subir o bajar página por página. Ctrl + Av Pag o
Ctrl + Re Pag
Al principio o final de una línea. Inicio o Fin
Al inicio del documento. Ctrl + Inicio
Al final del documento. Ctrl + Fin

¡A navegar por Word con el teclado se ha dicho!

¡Hasta la próxima!

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Totales rápidos con la herramienta análisis rápido de Excel.

¿Has usado la herramienta de análisis rápido de Excel para obtener rápidamente totales de un rango de celdas?

Veamos el siguiente ejemplo de datos de el número de pasaportes consulares producidos en los meses de enero, febrero y marzo de ciertas ciudades con consulados de los Estados Unidos:

Si queremos obtener los totales de pasaportes por cada mes rápidamente, seleccionamos el rango de celdas necesarias y automáticamente Excel nos mostrará la herramienta de análisis rápido, indicada con una flecha en la siguiente imagen:

Si damos clic sobre ella aparecerá el menú de opciones de la herramienta, de ahí seleccionamos el menú Totales:

Aparecerán abajo de los menú las opciones correspondientes a Totales: Sumar, Promedio, Recuento, % del total, Total…; repetidas dos veces. Las primera cinco operaciones hace las operaciones automáticamente por columnas (los resultados aparecerán al final de cada columna de la selección), las otras cinco, lo hacen por filas (los resultados aparecerán al final de la fila de la selección):

Por ejemplo, si seleccionamos la primera opción Sumar, calculará automáticamente la sumatoria de lo meses de enero, febrero y marzo y los colocará abajo de la selección:

Si por el contrario, seleccionamos la segunda opción de Sumar, la sumatoria la hará por consulado, es decir sumará los valores de la fila:

Los mismo sucederá si seleccionamos las otras opciones del menú Totales: Promedio, Recuento, etcSi las celdas donde va a poner los resultados, ya contienen datos, la herramienta nos preguntará si queremos reemplazarlos con los nuevos resultados.

Espero y les sea de ayuda este post. ¡Nos vemos a la próxima!

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Abrir archivos XML con Excel

A veces algunos datos que necesitamos analizar vienen en formato XML y lo queremos hacer con Excel. Si vemos con el Bloc de Notas el contenido de un archivo XML veremos algo como esto:

Para importar un archivo XML a nuestra hoja de Excel necesitamos que esté visible la ficha Programador en nuestro menú. Si este ficha no está visible, habrá que activarla.

Para activarla vaya a Archivo-> Opciones:Aparecerá la ventana Opciones de Excel. Ahí seleccione Personalizar cinta de opciones y luego active la casilla Programador de las opciones de Pestañas principales:

Una vez activada la ficha Programador, la seleccionamos y damos clic en Importar, en la ventana Importar XML navegamos hasta donde está ubicado nuestro archivo XML, lo seleccionamos y oprimimos el botón Importar:

En el diálogo siguiente damos Aceptar:

Aparece el diálogo Importar datos, le decimos que inserte los datos a partir de la celda A1 (o en la que se desee o en una nueva hoja de cálculo) y damos Aceptar:

Automáticamente Excel da formato de tabla a los datos importados:

Espero y les sea útil este post. No olvide visitar a los anunciantes para que podamos seguir haciendo tips como estos.

¡Hasta luego!

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Ajustar automáticamente el ancho y/o alto de todas las celdas en Excel.

Hola a todos, gracias por visitar el Blog de SCyASIG.

Hay documentos en Excel que al abrirlos cuentan con una buena cantidad de filas y columnas, y las celdas no están ajustadas al tamaño del texto que contienen; ajustar manualmente o automáticamente, ya sea el ancho o alto de cada celda,  resultaría un poco tardado.

Por ejemplo el siguiente archivo:

Como podemos observar en la imagen anterior, en algunas celdas su contenido no se ve completo y en el caso de las celdas que contienen números grandes, estos se ven en notación abreviada.

Para ajustar automáticamente, por ejemplo, el ancho de todas las filas, primero seleccionaremos toda las celdas del documento dando clic donde indica la flecha roja en la siguiente imagen:

Se seleccionarán todas las celdas como se pude observar en la imagen anterior.  Una vez seleccionadas todas las celdas procedemos a dar doble clic en cualquiera de las lineas que divide o separa los encabezados de columna (donde se encuentran las letras A, B, C.., que identifican a cada una de las columnas del documento) donde muestra la flecha de la siguiente imagen:

Una vez hecho esto, todas las columnas se ajustarán automáticamente a su contenido como puede observarse:

Para ajustar automáticamente el alto de todas las celdas bastaría seleccionar todas la celdas, como hemos visto, y dar doble clic en la línea divisoria de los números que identifican a las filas:

Si en lugar de dar doble clic en las lineas divisorias de columnas o filas, mientras estén seleccionadas todas la celdas como se vio; solamente arrastramos cambiando el ancho o alto de alguna columna o fila (ajuste manual); todas las celdas se ajustarán al mismo ancho o alto que hayamos definido en el arrastre.

La imagen anterior muestra el resultado de un ajuste manual de ancho y alto de las celdas y como se puede observar en la misma, todas las celdas quedaron a un mismo ancho y alto.

Espero y les sea útil esta publicación y no olviden visitar a pos patrocinadores para poder seguir escribiendo tips como este.

¡Hasta la próxima!

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Caracteres raros al abrir archivos csv con Excel

Algunos organimos gubernamentales como el INEGI comparte información estádística en varios formatos, uno de esos formatos son los archivos de texto csv (valores separados por comas).

Como estándar, INEGI codifica esos archivos en formato UTF-8 que al abrirlos automáticamente con el programa Excel desde Windows, los caracteres especiales como eñes, acentos y diéresis aparecen como caracteres raros.

El siguiente videotutorial explica como abrir correctamente esos tipos de archivos csv con Excel en Windows.

No olviden visitar a los patrocinadores. ¡Gracias!

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Como evitar que Chrome nos direccione automáticamente de HTTP a HTTPS

A veces Chrome nos envía automáticamente de una dirección http que visitamos a la misma dirección pero anteponiéndole https y a veces no lo deseamos.

Para evitar esto hay que esribir chrome://net-internals/#hsts en la barra de direcciones de Chrome, ir a la sección Delete domain, capturar  el dominio (Domain) del sitio que queremos evitar que se vaya a https y oprimimos el botón Delete. Es todo, cerramos la página y ya podemos abrir una nueva pestaña o reiniciar el Chrome e ir a la dirección http deseada.

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Owncloud 9.1: «error while loading shared libraries: libcairo.so.2»

Después de instalar Owncloud 9.1.1 en un servidor con CentOS 7 e instalar LibreOffice 5.2.1 para poder activar la aplicación Documents, la cual permite la edición en linea de documentos, procedí a activar la opción Local de dicha aplicación y aplicar y realizar el test, sin embargo el test falló; me indicaba que viera los mensajes del archivo log.

captura

Al revisar el archivo log de owncloud mostraba una linea que dentro del mensaje contenía el texto «error while loading shared libraries: libcairo.so.2».

Para instalar dicha librería es necesario instalar en CentOS 7, con permisos de administrador, la aplicación ibus de la siguiente forma

# yum install ibus

Una vez realizado, el test se realizó sin problemas.

Espero y les sea útil el post. ¡Saludos!

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Enviar Ctrl-Alt-Supr o Ctrl-Alt-Del a través de Conexión a Escritorio Remoto de Windows

Inicias sesión en un servidor Windows remoto a través de la aplicación «Conexión a Escritorio remoto» de Windows y quiero cambiar la contraseña de mi usuario actualmente en sesión en el servidor. Para que aparezca la opción de cambio de contraseña es necesario enviar la combinación de teclas Ctrl-Alt-Del Ctrl-Alt-Supr, pero si lo tecleo, aparece el diálogo de la máquina desde la que estoy haciendo la conexión, no en el servidor remoto.

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Para poder hacer que aparezca, en el servidor Windows remoto, el diálogo de cambio de contraseña, se envía la combinación Ctrl-Alt-End o Ctrl-Alt-Fin en lugar de la combinación de teclas normal.

Espero haber ayudado. ¡Hasta pronto! ¡No olvides visitar a los patrocinadores!