¿Has usado el elemento Tabla en Excel? Tablas dentro de la hoja de cálculo.

¿Que ventajas tiene usar una Tabla en Excel contra los métodos tradicionales? Varias ventajas; entre muchas otras:

  • No es necesario especificar manualmente filtros, automáticamente se les asigna un filtro a cada una de las columnas .
  • Se tiene mejor control de los datos.
  • No es necesario especificar fórmulas para cada celda, con especificar la fórmula en una columna, automáticamente se aplica la fórmula en toda la columna.
  • Automáticamente se puede añadir una fila de totales donde se puede seleccionar el tipo de resumen: sumatorias, promedios, máximo, mínimo, etc.
  • Existen estilos de tablas predefinidos que se pueden aplicar (combinación y diseño de tabla) así como definir un estilo propio.
  • Las gráficas que dependen de estos datos se actualizan automáticamente aunque se agregue nueva información a esta tabla.

¿Que tipos de datos puede contener una Tabla? Datos homogéneos, por ejemplo los datos de Clientes, Productos, Proveedores, etc.. Se utilizaría una tabla por cada grupo homogéneo de datos, es decir, una Tabla para almacenar los datos de Cliente, otra para la de Productos y así.

¿Cómo crear una tabla? En el siguiente ejemplo, tenemos los datos del censo 2010 de INEGI, por Estado y distribución por edades. Para convertir a Tabla esos datos seleccionamos el rango de celdas que queremos que aparezcan en la Tabla y enseguida seleccionamos INSERTAR->Tabla, y en el diálogo “Crear tabla” marcamos la casilla “La tabla tiene encabezados.”, ya que los datos seleccionados tiene encabezados (Clave, Estado, etc.). La siguiente imagen muestra los pasos anteriormente indicados:

Selección_417

Una vez hecho los pasos anteriores, nuestro rango seleccionado de datos quedará convertida en una Tabla son el estilo por defecto como se muestra en la imagen:

Selección_418

Cada columna del encabezado se convirtió en un filtro por el que podemos filtrar las filas para que sólo se muestren los datos requeridos de la tabla u ordenar dichos datos. En la imagen siguiente se muestra la tabla ordenada en forma descendente por la columna “De 0 a 4 años”.

Selección_419Como se comentó anteriormente, si se agrega una fórmula en una de las columnas, la fórmula se replicará en cada una de las filas automáticamente. En el siguiente ejemplo la primera fila con datos de columna “Total” se relleno con la sumatoria de las tres siguientes columnas “De 0 a 4 años”, “De 5 a 9 años” y “De 10 a 14 años”; la tabla automáticamente replica la fórmula en cada una de las filas como lo muestra la figura.

Selección_420

También se puede activar una fila de totales, para hacerlo, posicionado dentro de la Tabla, seleccione DISEÑO->Opciones de estilo de tabla y marcamos la casilla “Fila de totales”.

Selección_421

Si nos colocamos en alguna de las columnas de la fila de totales, excel nos presenta una serie de opciones a escoger, como son las funciones de sumatoria, promedio, contar, máximo, mínimo, etc.:

Selección_422

Hasta aquí, algunas de las ventajas de utilizar una Tabla en Excel. Espero y les sea útil.

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Remover apóstrofos de los datos en Excel.

A veces cuando importamos datos a una hoja de excel nos encontramos con que datos numéricos o fechas no son reconocidos como tales por el excel.

Si observamos en la casilla de contenido de la celda vemos que a la fecha o al número le antecede un apóstrofo como se muestra en la imagen siguiente:

Selección_415

Esto le indica a excel que trate el contenido de la celda como si fuera texto. En este caso no reconoce como fecha el dato y por lo tanto ordenar por fecha y otras operaciones por fecha no funcionarán. Lo mismo sucederá si el contenido después del apostrofe es un número; no será reconocido como tal. Buscar y reemplazar no funcionará así que se hace lo siguiente:

Selecciona las celdas a las cuales se le quiere elimina el apóstrofo y seleccionamos DATOS -> Texto en columnas -> Finalizar como se muestra en la imagen siguiente:

Selección_416

Al terminar, en este caso, las fechas se alinearán a la derecha y serán reconocidas como tales por excel. El mismo procedimiento funciona con datos numéricos.

Espero y les sea útil este consejo. No te olvides de visitar a los patrocinadores del sitio dando clik en los anuncios.

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