Como guardar una hoja de Excel como archivo csv con codificación UTF-8.

Para los que trabajamos con Sistemas de Información Geográfica (SIG) es muy frecuente utilizar archivos delimitados por comas (CSV) codificados en UTF-8 para alimentar nuestros sistemas y muchas de las fuentes de información están en formato Excel de Microsoft. Por eso es necesario conocer cómo convertir hojas con información en Excel a formato csv codificado en UTF-8.

En los siguientes videos muestro, primero, cómo hacerlo con la última versión de Excel que viene con Microsoft 365, la cual ya cuenta con la opción para exportar directamente a este tipo de archivo que queremos y en un segundo video, muestro cómo hacerlo en versiones de Excel que no cuenten con esta opción, auxiliándonos con el Bloc de Notas de Windows 10.

Directamente desde versión reciente de Excel.
Auxiliándonos con el Bloc de Notas.

Espero y les sea útil esta información. ¡Hasta la próxima!

Excel no está actualizando las fórmulas.

¿Por qué un documento en Excel no está actualizando las fórmulas? Una fórmula en una celda al copiarla o replicarla a otras celdas me muestra el mismo valor, no hace el cálculo especificado en la fórmula. Si doy [Entrar] en la celda, tampoco se actualiza. ¿Qué pasa?

Lo que pasa es que el modo de calcular automáticamente las formulas esta puesto en modo Manual en dicho documento Excel y es necesario cambiarlo a Automático para que vuelva a funcionar la actualización automática de las fórmula.

¿Cómo se hace? Enseguida les dejo el video donde explico cómo hacerlo:

Espero y les sea útil.

¡Hasta la próxima!

Excel no muestra las barras de desplazamiento.

De pronto nos llegan documentos de Excel y al abrirlo resulta que las barras de desplazamiento no se muestran. Para algunos nos es más cómodo navegar por el documento usando dichas barras para oras personas al parecer no y prefieren ocultarlas.

Si abrimos un archivo propio veremos que las barras de desplazamiento están ahí. Esto es porque la configuración de que aparezcan o no aparezcan las barras es propia del documento.

Para hacer que las barras de desplazamiento se muestren en un archivo que no las muestra hay que seguir estos pasos:

  1. Seleccionar la pestaña Archivo.
  2. En el menú que aparece, seleccionar Opciones.
  3. En la ventana Opciones de Excel que se abre, seleccionar del menú izquierdo el menú Avanzadas.
  4. Navegar hacia abajo en el área izquierda de la ventana usando la barra de desplazamiento, hasta encontrar las opciones Mostrar barra de desplazamiento horizontal y Mostrar barra de desplazamiento vertical y activar las casillas.
  5. Una vez activadas, damos clic en el botón Aceptar en la parte de abajo de la ventana.
  6. ¡Listo! Las barras de desplazamiento serán nuevamente visibles.

También puedes ver el siguiente video con los pasos a seguir:

Espero y les sirva este artículo.

¡Hasta la próxima!

Convertir o mostrar fecha como texto en Excel

Para mostrar como texto una fecha en Excel, podemos usar la siguiente fórmula:

La celda B1, utiliza la funcion TEXTO() para convertir tanto el numero de día como el número del mes de la fecha en la celda A1 a sus nombres correspondientes. Las funciones DIA() y AÑO(), para obtener el día y el año respectivamente de la misma fecha  y  la función CONCAT() para concatenar los resultados de las fórmulas y los textos necesarios que formarán el texto resultante final.

Podemos también concatenar los textos utilizando el símbolo & (et o ampersand) en lugar de la función CONCAT() y obtendremos el mismo resultado como se muestra la fórmula en la celda C1:

Pueden jugar con los textos y las posiciones para lograr el texto resultante requerido.

¿Dudas? Deja tu comentario.

¡Hasta pronto!

Encontrar las diferencias entre dos listas de valores (columnas) con Excel 2016

Tenemos las siguientes dos listas de valores (columnas) en Excel 2016: Lista 1 Lista 2.  Queremos encontrar los valores que son diferentes entre ambas listas y marcarlos dando un formato diferente a las celdas que lo contienen.

En este ejemplo es fácil detectar cuales son las celdas que tienen un valor diferente, sin embargo, si la listas contienen miles de valores, sería más complicado detectarlas y podríamos cometer errores.

Nos colocamos en el inicio de la Lista 2 (Celda B2) y seleccionamos el total de los valores de esa lista  oprimiendo simultáneamente las teclas Ctlr-Mayús-Flecha abajo. Nos deberá aparecer todos las celdas de Lista 2 seleccionadas.

Seleccionamos Inicio->Formato condicional->Nueva regla….

En el diálogo Nueva regla de formato seleccionamos la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. En la caja de texto Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera:, escribimos la siguiente fórmula: =A2 <> B2. Y oprimimos el botón Formato…  para especificar el formato que queremos dar a las celdas que cumplan la anterior condición.

El  diálogo Formato de celdas, seleccionamos la pestaña Relleno y seleccione el color de su preferencia, en mi caso seleccionaré el rojo y oprimimos Aceptar.

El diálogo Nueva regla de formato debe quedar como la imagen siguiente, y oprimimos Aceptar.

Damos clic en cualquier celda para quitar la selección y nos deberán aparecer con fondo rojo las celdas de Lista 2 que contienen los valores que son diferentes entre las columnas o listas Lista 1 Lista 2:

Una vez localizadas visualmente podemos proceder a su corrección.

Descarga el libro de excel con los datos de ejemplo para que realices tus prácticas: CompararListasColumnas.xlsx.

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¡Hasta el próximo artículo!

 

 

 

 

 

Totales rápidos con la herramienta análisis rápido de Excel.

¿Has usado la herramienta de análisis rápido de Excel para obtener rápidamente totales de un rango de celdas?

Veamos el siguiente ejemplo de datos de el número de pasaportes consulares producidos en los meses de enero, febrero y marzo de ciertas ciudades con consulados de los Estados Unidos:

Si queremos obtener los totales de pasaportes por cada mes rápidamente, seleccionamos el rango de celdas necesarias y automáticamente Excel nos mostrará la herramienta de análisis rápido, indicada con una flecha en la siguiente imagen:

Si damos clic sobre ella aparecerá el menú de opciones de la herramienta, de ahí seleccionamos el menú Totales:

Aparecerán abajo de los menú las opciones correspondientes a Totales: Sumar, Promedio, Recuento, % del total, Total…; repetidas dos veces. Las primera cinco operaciones hace las operaciones automáticamente por columnas (los resultados aparecerán al final de cada columna de la selección), las otras cinco, lo hacen por filas (los resultados aparecerán al final de la fila de la selección):

Por ejemplo, si seleccionamos la primera opción Sumar, calculará automáticamente la sumatoria de lo meses de enero, febrero y marzo y los colocará abajo de la selección:

Si por el contrario, seleccionamos la segunda opción de Sumar, la sumatoria la hará por consulado, es decir sumará los valores de la fila:

Los mismo sucederá si seleccionamos las otras opciones del menú Totales: Promedio, Recuento, etcSi las celdas donde va a poner los resultados, ya contienen datos, la herramienta nos preguntará si queremos reemplazarlos con los nuevos resultados.

Espero y les sea de ayuda este post. ¡Nos vemos a la próxima!

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Ajustar automáticamente el ancho y/o alto de todas las celdas en Excel.

Hola a todos, gracias por visitar el Blog de SCyASIG.

Hay documentos en Excel que al abrirlos cuentan con una buena cantidad de filas y columnas, y las celdas no están ajustadas al tamaño del texto que contienen; ajustar manualmente o automáticamente, ya sea el ancho o alto de cada celda,  resultaría un poco tardado.

Por ejemplo el siguiente archivo:

Como podemos observar en la imagen anterior, en algunas celdas su contenido no se ve completo y en el caso de las celdas que contienen números grandes, estos se ven en notación abreviada.

Para ajustar automáticamente, por ejemplo, el ancho de todas las filas, primero seleccionaremos toda las celdas del documento dando clic donde indica la flecha roja en la siguiente imagen:

Se seleccionarán todas las celdas como se pude observar en la imagen anterior.  Una vez seleccionadas todas las celdas procedemos a dar doble clic en cualquiera de las lineas que divide o separa los encabezados de columna (donde se encuentran las letras A, B, C.., que identifican a cada una de las columnas del documento) donde muestra la flecha de la siguiente imagen:

Una vez hecho esto, todas las columnas se ajustarán automáticamente a su contenido como puede observarse:

Para ajustar automáticamente el alto de todas las celdas bastaría seleccionar todas la celdas, como hemos visto, y dar doble clic en la línea divisoria de los números que identifican a las filas:

Si en lugar de dar doble clic en las lineas divisorias de columnas o filas, mientras estén seleccionadas todas la celdas como se vio; solamente arrastramos cambiando el ancho o alto de alguna columna o fila (ajuste manual); todas las celdas se ajustarán al mismo ancho o alto que hayamos definido en el arrastre.

La imagen anterior muestra el resultado de un ajuste manual de ancho y alto de las celdas y como se puede observar en la misma, todas las celdas quedaron a un mismo ancho y alto.

Espero y les sea útil esta publicación y no olviden visitar a pos patrocinadores para poder seguir escribiendo tips como este.

¡Hasta la próxima!

Caracteres raros al abrir archivos csv con Excel

Algunos organimos gubernamentales como el INEGI comparte información estádística en varios formatos, uno de esos formatos son los archivos de texto csv (valores separados por comas).

Como estándar, INEGI codifica esos archivos en formato UTF-8 que al abrirlos automáticamente con el programa Excel desde Windows, los caracteres especiales como eñes, acentos y diéresis aparecen como caracteres raros.

El siguiente videotutorial explica como abrir correctamente esos tipos de archivos csv con Excel en Windows.

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Excel y Word no quiere abrir documentos en una unidad de red

Sucedió en la oficina, de pronto el Excel y Word empezaron a mandar errores al querer abrir documentos que se encontraban en una unidad de red. Los mensajes eran algo parecido a esto:

“Microsoft Excel no puede abrir o guardar más documentos porque no hay memoria o espacio en disco suficiente.
Para aumentar el espacio de memoria cierre los libros de trabajo o los programas que no necesite.
Para aumentar el espacio en el disco, supriman los ficheros que no necesiten.”

Si se copiaban y abrían en el disco local esos mismos documentos el error desaparecía.

Si les sucede esto es muy probable que el servicio del cortafuegos (firewall) de windows esté deshabilitado. Revise en el administrador de servicios si está habilitado, si no, habilítelo.

Captura

Algunos antivirus deshabilitan el servicio cuando son instalados porque dichos antivirus traen su propio firewall. Si se desactiva el firewall del antivirus, asegúrese de habilitar nuevamente el firewall de windows.

¡Saludos!

Usando fórmulas matriciales o con matrices (arreglos) en Excel. ¿Cuál es su utilidad?

Por lo general, cuando tenemos o hacemos una fórmula en Excel, la hacemos para una celda y luego la copiamos y pegamos en el resto de las celdas Por ejemplo, si tenemos en una columna datos como los precio de un producto y en otra columna la cantidad de artículos de esos producto nos posicionamos en una nueva celda y hacemos la fórmula correspondiente, y luego copiamos esa formula en el resto de la columna; algo así:

=B1*C1
=B2*C2

.. etc.

De esta forma corremos el peligro o de pegar mal la fórmula o de modificarla sin querer con las consecuencias correspondientes.

Con las fórmulas matriciales no sucede eso, ya que si se quiere modificar la fórmula de una celda, Excel nos marcará error y no lo permitirá.

¿Como se crea una fórmula matricial? Siguiendo con el ejemplo anterior:

Selección_427

La columna Total contiene el resultado de multiplicar la Cantidad por el Precio de cada una de las filas. Así es como normalmente lo hacemos. Ahora lo haremos aplicando la Fórmula Matricial. Seleccionamos el rango de Totales, celdas D2 hasta D5 (D2:D5), y escribimos la fórmula de la siguiente manera:

=B2:B5*C2:c5

Y aquí viene lo diferente en lugar de dar solamente  la tecla <Entrar> para guardar la fórmula, usamos la siguiente combinación <Mayús><Ctrl><Entrar>; esta combinación convertirá la formula sencilla a una fórmula matricial:

Selección_428Observe las Llaves ({}) que encierran a la fórmula, estos corchetes indican que ésta es una fórmula matricial. El rango D2:D5 tendrá la misma fórmula. Ahora intentemos cambiar el valor de la celda D2:

Selección_429

Al intentar cambiar el valor a 5 y dar <Entrar>, nos muestra el error de la figura anterior, que nos indica que no podemos cambiar el valor de esa celda ya que pertenece a una matriz. La única forma es seleccionar todo el rango de la matriz y borrar.

Entre otras más aplicaciones de las formulas matriciales esta la siguiente:

Selección_430

En este caso nos sirve para llevar a cabo la sumatoria de los totales de cada producto en un solo paso. Tradicionalmente sacaríamos o calcularíamos primero el total de cada producto y luego una sumatoria de dichos totales para obtener el total total (así se obtuvo la cantidad de la celda D6). Sin embargo utilizando las fórmulas matriciales con una función, en este caso SUMA, podemos obtener el total total en sólo un paso como se obtuvo en la celda C6, como lo muestra la imagen anterior. Para ello se escribió en la celda C6 la función SUMA de esta forma:

SUMA(B2:B5*C2:C5)

Y lo importante, dar la combinación de teclas anteriormente descritas para guardar y convertir esta operación en una fórmula matricial: <Mayús><Ctrl><Entrar>.

Espero y les sirva este tip.  ¡No olvides visitar a los anunciantes!

¡Gracias!